אוטומציה לעסק קטן: מאיפה מתחילים

אוטומציה משתלמת כשמשהו חוזר על עצמו הרבה, לוקח זמן, ותמיד נעשה אותו דבר. משימה שקורית פעם בחודש לא שווה את ההשקעה גם אם היא מעצבנת.

מבחן מהיר: אם אתם עושים את זה פחות מפעם בשבוע, או שכל פעם זה קצת אחרת ודורש שיקול דעת - השאירו את זה ידני לעת עתה.

במשך שבוע, רשמו כל פנייה שנכנסה ומה קרה איתה. לא צריך מערכת - פנקס מספיק. אתם מחפשים שלושה מספרים:

כמה פניות נכנסו, לכמה מהן עניתם תוך שעה, וכמה מהן הפכו ללקוח. אצל רוב העסקים הקטנים הפער בין המספר הראשון לשלישי גדול בהרבה ממה שהם מעריכים - וזה כמעט תמיד עניין של זמן תגובה, לא של מחיר.

כמעט תמיד, האוטומציה הראשונה שמחזירה את עצמה היא מענה מהיר לפנייה נכנסת. הסיבה פשוטה: הלקוח כבר החליט לפנות אליכם. לא צריך לשכנע אותו - רק לא לאבד אותו.

הסדר שאני ממליץ עליו, מהמשתלם ביותר ומטה:

1. 01מענה אוטומטי לפנייה נכנסת, כולל אחרי שעות העבודה.
2. 02מעקב אחרי שיחה שלא נענתה - הודעה חוזרת אוטומטית.
3. 03תזכורת לפני תור, שמקטינה את מי שלא מגיע.
4. 04ריכוז כל הפניות במקום אחד, במקום שלוש אפליקציות.
5. 05מעקב אחרי הצעת מחיר שלא נענתה.

החלק שהכי הרבה עסקים מדלגים עליו, והוא בדיוק מה שקובע אם המענה האוטומטי יישמע טוב או רובוטי: לרשום את התשובות האמיתיות לשאלות שחוזרות.

מחירים, שעות פתיחה, מה כולל כל שירות, מדיניות ביטולים, איפה חונים. מערכת שעונה מתוך המידע הזה נשמעת כמו העסק. מערכת בלעדיו נשמעת כמו טופס.

חזרו לשלושת המספרים משלב 1 אחרי חודש. אם אחוז מי שקיבל מענה תוך שעה עלה משמעותית ואחוז הסגירה לא זז - הבעיה שלכם היא לא זמן תגובה, והאוטומציה הבאה צריכה להיות במקום אחר.

זו הסיבה למדוד לפני ולא רק אחרי. בלי המספר ההתחלתי אין דרך לדעת אם השתפרתם או רק הרגשתם שהשתפרתם.

להפוך הכל לאוטומטי בבת אחת. עדיף דבר אחד שעובד היטב מחמישה חצי-עובדים שאף אחד לא סומך עליהם.

לתת למערכת להתחזות אליכם. לקוחות סולחים על מענה אוטומטי מהיר. הם לא סולחים על גילוי שמה שנראה כמו הודעה אישית לא היה כזה.